En una de las compañías donde doy asesoría, tenemos a un chico llamado Juan Carlos. Una de las cosas que buscamos al momento de seleccionar personal en esta empresa, era la capacidad de la persona de ser proactiva, de dar el todo, de tener carisma y como se dice, jugarse la camiseta. Todas estas cualidades las encontramos en Juan Carlos, por ello pasó la entrevista personal y entró a ser capacitado en la empresa. Las capacitaciones que se dan son bastante fuertes, y a la mayoría de chicos que no aprueban, son descartados del proceso. Juan Carlos se ha convertido en la excepción. Debido a su personalidad, se le ha dado 2 oportunidades de pasar la capacitación, y en ambas fracasó. Lo interesante de esto, es que no se daba por vencido, estudiaba a toda hora, se esforzaba al máximo, y nosotros vimos ese esfuerzo. Contra todo pronóstico, se le dio una tercera oportunidad, y ahora sí, logró no solo aprobar, sino con una muy buena nota. Juan Carlos tenía básicamente 2 problemas que no podía vencer: no sabía hablar inglés, y no tenía buena capacidad de concentración.

Sobre lo primero, no queda otra más que meterse a un instituto o centro de idiomas. Aquí te presento 9 consejos para vencer lo segundo:

1 – Reduce el ruido alrededor tuyo

La mayoría de personas se distraen mucho con el ruido y los sonidos alrededor suyos. Si reduces la cantidad y frecuencia de ellos, podrás concentrarte mejor y por más rato. Aunque parece super obvio este consejo, la verdad es que si bien lo sabes, lo más probable es que no hagas nada para reducir el "ruido" al mínimo. ¿Cómo logras esto?

• Elimina los sonidos, o mejor aun, cierra completamente el messenger cuando trabajes.
• No chequees emails cada 2 minutos, sino que prográmate para revisar y contestar los mensajes cada 30, o 45 minutos.
• Si estás trabajando en un proyecto grande, pídele a tus compañeros amablemente que no te molesten o distraigan.
• En caso tu oficina sea demasiado pequeña, o con demasiada gente o bulla, programa tu trabajo pesado para realizarlo en los momentos en que dismuya la cantidad de personas en ella.

2 – Simplifica tu escritorio

Si tu escritorio es de aquellos que están plagados siempre por miles de papeles uno encima de otros, además de tu computadora, tasas de café, desperdicios, fotos de tus seres queridos, etc, el simple hecho de sentarte en él a trabajar te distrae y te estresa, aunque no te des cuenta. Las maneras como puedes simplificarlo son:

• Bota todo papel que no sirva.
• Archiva los que son importantes, pero que no tienes que realmente trabajar en ellos.
• Cómprate una bandeja donde pongas arriba los documentos entrantes, y abajo los que están listos (y obliga a tus compañeros a que te pongan cualquier papel allí).
• Trata siempre de comer o beber lejos de tu escritorio, de manera que no se llene de migajas, platos o vasos vacíos.
• Reduce la cantidad de fotos de tus seres queridos a uno, donde aparezcan todos, o en todo caso, mete varias fotos en un sólo cuadro.
• Elimina todos los calendarios que tengas en tu escritorio. Si haces doble clic sobre el reloj de la computadora que está en la parte inferior derecha, te aparece un calendario que puedes usar en vez
• Elimina todos los post-its de tu escritorio y monitor. De verdad no te están haciendo un servicio, todo lo contrario. Usa una agenda, o una lista de pendientes. Si tienes acceso a Gmail, puedes convertir tu escritorio en una oficina virtual.
• Al final del día, trata de dejar tu escritorio siempre vacío, guardando, archivando o botando todo lo que queda al final en él.

3 – Define claramente tus objetivos

Esto es casi como hacer una lista de pendientes. Anota cual es el objetivo final al cual quieres llegar. Muchas veces el no tener un objetivo claro, hace que te vayas por las tangentes. Si tienes varias tareas pendientes, define las que tienes que terminar en un tiempo determinado. Por ejemplo, al comienzo del día haz una lista de las cosas que de todas maneras tienes que terminar ese día. Así te podrás concentrar sólo en terminarlas.

4 – Planifica tu trabajo

Si el trabajo que tienes por delante es muy grande, es conveniente que definas previamente el camino que piensas tomar para resolver o cumplir tu objetivo. Muchas veces el tomar algunos minutos antes para planificar las cosas puede traducirse en varias horas de trabajo ahorradas. Trata además de planificar los pasos a seguir para llegar a la meta, eso te ayudará bastante.

5 – Conoce las reglas

Si no conoces todas las reglas, entonces toda planificación o trabajo que tengas puede desmoronarse y fracasar, y sólo te darás cuenta de ello cuando lo haga. En la empresa donde asesoro, nos enteramos que todo un departamento con el que teníamos que hacer una serie de coordinaciones no iba a estar disponible durante 15 días, debido a que ya tenían otro trabajo más grande programado, y además muchos de sus integrantes salían de vacaciones. Todo eso NO lo supimos a tiempo, lo cual nos costó perder no sólo 15, sino casi 20 días en la entrega del proyecto ya que hubo que replantear todo desde el comienzo. Si hubiésemos sabido todas las reglas desde antes, entonces hubiéramos podido planear dicha contingencia antes.

6 – Establece un tiempo límite

Si se acercara tu jefe y te preguntara, "Oye Luis Alberto, ¿para cuando va a estar listo este proyecto?", imagínense la cara que pondría si tuviésemos la desfachatez de decir "Algún día estará listo...". Así como todo proyecto requiere tener un tiempo límite de entrega, lo mismo debes plantearte con tus propias tareas, de lo contrario, estas tareas o metas no pasarán de ser simples sueños.

7 – Rompe tus bloqueos

Muchas veces nos bloqueamos. No sabemos qué hacer, o cómo resolver un problema. La mejor manera de hacerlo es encarar dicho bloqueo. Trata de ver si lo puedes dividir en partes más pequeñas y simples. También puedes conversarlo con otros, haciendo un brainstorming de ideas para tratar de ver quien consigue un camino de respuesta. Escribe y documenta todo lo que se te ocurra. El simple hecho de ir anotándolas, aunque sean un tanto locas y descabelladas, te ayudarán a concentrarte más en el problema y al final a resolverlo.

8 – Mente Sana en Cuerpo Sano

Aquello que ingresa a tu cuerpo afecta de una u otra manera a tu productividad. Nadie espera que logres rendir al 100%, si el día anterior has salido hasta tarde y llegas ebrio a trabajar. Otras cosas que afectan tu concentración es el no dormir bien por las noches, sobreusar estimulantes como la cafeína, o comer alimentos densos y llenos de grasas saturadas. Trata de reducir o eliminar uno de estós malos hábitos por un período de 30 días. Concéntrate en eliminar sólo uno. Luego de ese tiempo, verás un poderoso cambio en tu poder de concentración.

9 – Se paciente

Muchas veces uno no sabe que hacer, se desespera, y simplemente se bloquea y no hace nada. Al escribir en el blog por ejemplo, un truco que he aprendido es a simplemente sentarme frente a la computadora y no hacer nada. Simplemente mirar la pantalla vacía, respirar profundamente, concentrarme y empezar a dar vueltas a las diferentes ideas que se me van ocurriendo. De pronto, una me parece que es buena, y empiezo a escribirla rápidamente, lo cual puede ser unos 10 o 15 minutos después de estar sentado en mi silla. A medida que voy avanzando, la inspiración y la concentración se encargan del resto. Todo empieza a calzar en su lugar, y avanzo o termino el artículo que esté escribiendo. Luego reviso lo escrito, corrijo la ortografía, leo el producto final, lo releo y corrijo o cambio todo aquello que no me parece adecuado. Obviamente cometo errores, pero los voy corrigiendo a medida que me percato de ellos.

Otra manera de concentrarme es por ejemplo, al comienzo del día cuando me pongo a observar las tareas pendientes. Las leo, releo y selecciono mi plan de acción del día. Calculo cuales podría avanzar, y cuales requiero terminar de todas maneras. Una vez hecho esto, me concentro sólo en ellas, y trato siempre de terminarlas. Luego continuo con las que podía ir avanzando. De esta manera me centro en mi plan de acción, y mantengo la productividad alta... a pesar de las distracciones y poco tiempo que dura a veces el día...